HOERA! EEN NIEUWE MEDEWERKER! WAT NU?

Veel organisaties stoppen eindeloos veel moeite in het aantrekken van nieuwe medewerkers. Gezien de krappe arbeidsmarkt ook volkomen logisch. Maar eenmaal binnen, lijkt de gedachte: “Zo, klaar is Kees”, want het inwerktraject of de (vreselijk woord) onboarding krijgt vaak een stuk minder aandacht. 

WE STAAN TE WEINIG STIL BIJ HET BELANG VAN GOED INWERKEN

Wat gaat dan vaak fout? Niet iedereen krijgt een warm welkom en een goede kennismaking met collega’s. Iemand wordt bijvoorbeeld tussen neus en lippen door voorgesteld zonder dat hier écht een moment voor wordt genomen. Zo wordt iemand zelf volledig verantwoordelijk voor het contact zoeken met anderen op de werkvloer. 

Voor sommigen is dat prima, maar er zijn toch veel mensen die dit als een groot obstakel zien en daarom minder snel uit hun schulp komen. Doordat zij zich meer op de achtergrond zetten, durven zij minder snel op anderen af te stappen om vragen te stellen of zich uit te spreken over zijn of haar ideeën. Daarmee mis je juist de waarde van een paar frisse ogen. 

Nieuwe medewerkers krijgen te horen wat hun taken zijn en hoe ze die moeten uitvoeren. Wat regelmatig ontbreekt is het brengen van kennis over wat de organisatie precies doet en wie welke rol heeft. Hoe worden de doelen behaald? Wat is de rol van jouw afdeling, team of van jou als individu? Dit blijven vaak (gedeeltelijke) vraagtekens. 

Verder zien we dat ook weinig aandacht wordt besteed aan de cultuur binnen de organisatie. Wat zijn de kernwaarden? Wat maakt ons uniek? Waarom kiezen klanten voor ons? Hoe pakken wij dingen aan? Welke principes hanteren we daarbij? Vaak wordt hier niet bij stilgestaan, waardoor mensen dit zelf gaan invullen. Volkomen logisch, maar niet ideaal voor de organisatie als geheel. 

Ook is het inwerktraject vaak onduidelijk en wordt er te snel losgelaten. Iedereen legt je wel even wat uit wanneer hij of zij de tijd heeft. Kijk maar even mee met Piet en vervolgens met Lisa. Het gevolg is een onsamenhangend geheel wat vaak zorgt voor veel verwarring. Natuurlijk zit er waarde in het meekijken met verschillende mensen zodat je ook kan kijken wat voor jou werkt, maar dan moet de basis al duidelijk zijn. Is dit niet het geval, dan zorgt het snel voor onduidelijkheid. Deze onduidelijkheid in combinatie met het snel loslaten, “je weet ons wel te vinden als je er niet uitkomt, toch?”, veroorzaakt vaak onzekerheid voor de nieuwe medewerkers. 

DUIDELIJK EN BELEGD

Daarnaast is het belangrijk om een duidelijk inwerktraject te hebben, kortom een kick ass onboarding. Het is met name belangrijk om ervoor te zorgen dat het duidelijk is wie verantwoordelijk is voor het inwerken. Het is voor iedereen prettig om te weten dat bijvoorbeeld Piet verantwoordelijk is voor het inwerken, dat geeft duidelijkheid voor de nieuwe medewerker, maar ook voor de bestaande medewerkers binnen de organisatie. “Maar Piet is heel druk!”. Dat is niet erg. Lisa en Mark leggen ook onderdelen uit, maar hier is wel een duidelijke verdeling in gemaakt. Voorkom dat een nieuwe medewerker ad hoc moet aansluiten bij een aantal mensen terwijl zij er op dat moment niet op zitten te wachten en geen duidelijk doel hebben. Zo ontstaan warrige verhalen, wat het alleen maar ingewikkelder maakt.

Om nieuwe medewerkers in staat te stellen goed hun werk te kunnen doen, is het belangrijk dat de rol en bijbehorende context goed wordt doorgenomen. Wat doen wij als organisatie? Op welke manier willen we dat doen? Wat is de rol van jouw afdeling, team en jou als individu in het grotere geheel? Door stil te staan bij de impact van de werkzaamheden zorg je dat medewerkers makkelijker binden met de organisatie en het werk dat wordt uitgevoerd, waardoor de betrokkenheid toeneemt. Je weet namelijk precies waar je het voor doet.

GEEF DE CULTUUR VEEL AANDACHT TIJDENS DE ONBOARDING

Hierbij hoort ook het behandelen van de cultuur van de organisatie. Kernwaarden zijn er niet alleen ter promotie, maar ook om gedrag te sturen en te toetsen. Zorg ervoor dat deze bekend zijn en begrepen worden. Benadruk waarom het van belang is, hoe het terugkomt in de werkzaamheden en wat de voordelen en waarde ervan zijn. Zo kunnen ook nieuwe medewerkers de cultuur zich eigen maken en deze uitdragen tijdens hun werk. 

Bespreek ook welke vaardigheden belangrijk zijn om het werk goed uit te voeren. Voeg waar mogelijk ook cursussen en trainingen toe aan het inwerktraject. Zo zorg je ervoor dat medewerkers over de benodigde kwaliteiten beschikken. Zij krijgen ook het gevoel dat er in hen wordt geïnvesteerd, wordt over het algemeen ook erg gewaardeerd. 🙂 

Ook is het belangrijk nieuwe medewerkers niet te snel los te laten. Natuurlijk neemt de persoonlijke aandacht af naarmate de tijd vordert, maar zorg voor momenten waarop je incheckt. Bespreek wat goed gaat, maar ook zeker waar je tegenaan loopt en wat minder goed gaat. Zo voorkom je dat medewerkers het gevoel hebben dat ze moeten zwemmen in het diepe. 

Wat goed kan helpen om nieuwe medewerkers uit hun schulp te trekken is het meegeven van een aantal opdrachten tijdens de onboarding. Hierdoor zullen mensen uit de comfortzone moeten komen. Dat kan natuurlijk erg lastig zijn, maar toch ook heel leuk! Belangrijk is dat het je over een bepaalde drempel heen helpt. Zorg dat deze opdrachten passen bij de cultuur en het gewenste gedrag binnen een organisatie. Mogelijke opdrachten zijn het tegenspreken van de leidinggevende binnen de eerste twee maanden, geef drie collega’s een compliment of achterhaal een hobby van een X aantal collega’s buiten jouw eigen team of afdeling. Maar er is veel meer mogelijk, zolang het goed binnen de cultuur past. 

WAT LEVERT DIT ALLEMAAL OP?

Wanneer je een goed inwerktraject hebt voelen nieuwe medewerkers zich sneller thuis en mengen ze zich makkelijker met de groep. Wanneer er iets is, durven zij direct een vraag te stellen en wanneer ze een goed idee hebben, durven ze zich eerder uit te spreken. Ze zijn minder zoekende, minder onzeker en hebben juist meer zelfvertrouwen en leveren betere prestaties. De binding gaat omhoog, zowel met de organisatie als met de collega’s. 

Het belangrijkste voordeel? De cultuur wordt sneller opgenomen! Omdat duidelijk is waar de organisatie voor staat en welk gedrag gewenst is, zullen nieuwe medewerkers eerder handelen passend bij die cultuur. De cultuur wordt positiever en sterker. Tegelijkertijd zorg je er ook voor dat de nieuwe medewerker zorgt voor een paar frisse ogen die iets extra komen brengen en de zelfreflectie aanzwengelt van de mensen die er al langer werken. 

MET AAIM JULLIE ONBOARDING VORMGEVEN

Een goed inwerktraject is dus essentieel, maar hoe krijg je dat voor elkaar? Wij hebben al veel organisaties geholpen met het vormgeven van hun onboarding traject. Dat doen we op zo een manier dat de onboarding past bij de cultuur van de organisatie en leidt tot een veel lager verloop van nieuwe medewerkers. Wil je hier meer over weten, neem dan even contact met ons op!