Regelziekte: Maak het middel niet erger dan de kwaal

Regelziekte

We zien het iets te vaak: regelziekte. Als er een probleem is of er doet zich een incident voor, dan bedenken we een nieuwe regel om dat in de toekomst te voorkomen.

Maar, een regel vormt vaak weer een probleem op zich. Ja we voorkomen dat een fout in de toekomst kan plaatsvinden. Maar hiermee vragen we wel iedereen, altijd en overal de nieuwe regel op te volgen. Dit is niet vrij van kosten. Denk aan tijd, geld en vooral heel veel energie. Organisaties met een regelreflex lopen na verloop van tijd vast. Er komen kinken in de kabel. Niemand heeft meer zicht op alle regels en er ontstaat vaak ook nog eens de behoefte om alles met elkaar te overleggen, of om het even “tegen iemand aan te houden”. Allemaal zand in de motor. Daarom ons advies: maak het middel niet erger dan de kwaal.

Ja een regel is soms nodig, maar niet voor alles. Er zijn vaak veel elegantere oplossingen.

Declareren

Waar we vaak een ietwat overspannen regelreflex zien? Declaraties. Een medewerker die mag beslissen over geld dat wordt uitgegeven. Dat kan natuurlijk zomaar niet. De bedragen waarmee een gemiddelde medewerker wordt vertrouwd zijn vaak lachwekkend laag: enkele tientjes. Dit zijn dezelfde medewerkers die we wel vertrouwen met patiënten, gevoelige informatie en het binnenhalen van grote orders.

Het is nogal ironisch dat veel directeuren roepen dat ze graag medewerkers willen die zelfsturend zijn. En vergeet niet, dit zijn mensen die thuis een hypotheek hebben van enkele tonnen. Vaak kun je achter op een bierviltje berekenen dat de controle op sommige declaraties meer kost dan de declaratie zelf… Dit lijkt toch niet de bedoeling.

Nog steeds niet overtuigd? Het gemiddelde declaratiebedrag bij één van onze klanten was €32,75 per maand. Het interne uurtarief was €111,50. De tijd die het kostte om de declaraties in te vullen, te controleren, te fiatteren en nog eens te fiatteren was 2,5 uur… We zouden zeggen, doe de wiskunde 😉 en ga eens na hoeveel regelziekte er eigenlijk is binnen je organisatie.

Over Wiskunde gesproken…

Zoals gezegd, vaak worden regels bedacht op een incident die zich voordoet. We vinden het incident in de waan van de dag behoorlijk ernstig en wensen dit te voorkomen. Maar, voordat je een nieuwe regel opstelt, vraag je zelf eerst af, wat gaat deze kosten aan middelen van de hele organisatie in het komend jaar? En weeg dan nog eens de ernst van de uitzondering af tegen de kosten van de nieuwe regel.

Door steeds deze afweging te maken voorkom je al een hoop regels en ga je al snel zien hoeveel regelziekte er eigenlijk is. En misschien overbodig, doe het snel op een bierviltje en ga er geen hele businesscase van maken.

Hanteer het zelfscanprincipe

Kortom, ga anders met regels om en vecht tegen de regelziekte! Bij de Albert Heijn mag je zelf afrekenen. Veel mensen voelen dan ook meer vertrouwen van de lokale supermarkt dan van hun manager… Met een simpele steekproef zorgt Albert Heijn ervoor dat je netjes afrekent wat je in je tas hebt. Glipt er wel eens iets doorheen? Vast wel. Maar de kosten daarvan wegen niet op tegen de baten.

Daarom onze oproep aan managers en leidinggevenden: kijk eens waar je het zelfscanprincipe kunt toepassen? Waar is een steekproef voldoende en een 100% controle overbodig?

Kost jou minder tijd, geeft iedereen minder gedoe. En geeft vooral vertrouwen. Declareren is uiteraard een voorbeeld. Je kunt dit zelfscanprincipe op veel meer plekken toepassen. Denk bijvoorbeeld aan regels rondom inkopen, thuiswerken, reistijden en vakantiedagen. Kortom, wees creatief!

Wij helpen veel organisaties bij het terugdringen van de regelziekte. Gemiddeld zorgen we ervoor dat ongever 30% van de regels verdwijnt. We hoeven vast niet uit te leggen hoeveel leuker een organisatie wordt en hoeveel geld of tijd daardoor anders besteed kan worden.