Ga binair mailen!

Binair Mailen: Een Efficiënte Benadering om Probleemoplossing te Stimuleren

Het is voor bijna iedereen een bekende frustratie, een overvolle mailbox. De hele dag door komen er allerlei mailtjes onze kant op. De een erg belangrijk, de ander volledig verwaarloosbaar. Het doorspitten van al deze mails kost veel tijd, vaak omdat het doel niet duidelijk is. We zijn lang bezig met het begrijpen van de inhoud en te bedenken wat er wordt verwacht door de afzender. Is het doel om informatie te delen? Is er een probleem geconstateerd en wil de ander de oplossing even afstemmen? Of is de vraag om samen te zoeken naar een oplossing?

Doordat dit vaak niet duidelijk is af te leiden uit de e-mail, ontstaat er een reeks aan vragen en reacties via de mail. Het lezen en opstellen van al deze mails is enorm tijdrovend. Daarnaast reageren we ook niet altijd even snel op e-mail (waar overigens niks mis mee is!), maar hierdoor duurt het snel alweer meerdere dagen of zelfs weken voordat de mogelijke oplossingen van een probleem besproken worden. Kortom, dit is frustrerend voor iedereen die deelneemt aan het mailverkeer.

De onduidelijkheid van de e-mails zorgt er dus voor dat we hier onnodig veel meer tijd aan kwijt zijn. Ook biedt het de mogelijkheid om een balletje te kunnen opgooien door iets te delen via de mail, en te hopen dat anderen de verantwoordelijkheid ervoor zullen oppakken. Deze manier door problemen van je af te schuiven is natuurlijk erg omslachtig, en bovenal frustrerend voor je collega’s die het waarschijnlijk toch al te druk hebben. Door meer duidelijkheid te creëren in de mail, kunnen we dit voorkomen.

Binair mailen als oplossing

De oplossing hiervoor is binair mailen. Binair mailen houdt in dat je een mail opstelt waarbij de ander slechts hoeft te antwoorden met “Ja” of “Nee” (hoe lekker klinkt dat als ontvanger?). Dit heeft verschillende voordelen. Het zorgt er namelijk ten eerste voor dat je als ontvanger een stuk gemakkelijker kan achterhalen wat er van je gevraagd wordt. Om simpelweg “Ja” of “Nee” te kunnen reageren, is het namelijk noodzakelijk dat de vraag duidelijk is omschreven door de afzender. Daarnaast moet je als afzender wel nadenken over de mogelijke oplossingen van het probleem. Simpelweg een balletje opgooien is dus verleden tijd.

Laten we dit even concreet maken. Stel je bijvoorbeeld voor dat je betrokken bent bij een project en er doet zich een onverwacht probleem voor. In plaats van simpelweg een e-mail te sturen met de mededeling “Er is een probleem, wat moeten we doen?”, zou een benadering op basis van binair mailen er als volgt uitzien:

Traditionele E-mail:  “Beste team,

Er is een probleem opgedoken met betrekking tot X. Wat denken jullie dat we moeten

doen?”

 Binair E-mail: “Beste team,

Er is een probleem opgedoken met betrekking tot X. Hier zijn drie mogelijke

oplossingen: A) [beschrijving van optie A], B) [beschrijving van optie B], C)

[beschrijving van optie C]. Mijn voorkeur gaat uit naar optie A. Kunnen jullie hiermee

akkoord gaan? Antwoord met ‘Ja’ of ‘Nee’.”

 De tweede aanpak zet aan tot proactieve betrokkenheid. Het daagt je uit om je gedachten te structureren en meteen te beslissen. Zoals je ziet in het voorbeeld bevordert binair mailen ook verantwoordelijkheid. In de traditionele benadering kan een afzender zich gemakkelijk verschuilen achter het feit dat ze simpelweg “een probleem hebben gemeld”. Met binair mailen moet je als afzender de verantwoordelijkheid nemen om op zijn minst enkele mogelijke oplossingen te verkennen, wat het startpunt vormt voor zinvolle discussies. 

Natuurlijk heeft binair mailen ook zijn beperkingen. Sommige situaties zijn nou eenmaal te complex om eenvoudig te kunnen worden samengevat met slechts “Ja” of “Nee”. In dergelijke gevallen kan het nodig zijn om de aanpak aan te passen en meer ruimte te bieden voor een open gesprek. 

De voordelen van binair mailen

In essentie daagt binair mailen ons uit om beter na te denken over de mogelijke oplossingen voordat we problemen naar anderen doorschuiven. Het moedigt ons aan om gestructureerd te communiceren en het versterkt de verantwoordelijkheid van zowel afzenders als ontvangers. Door het stimuleren van proactieve betrokkenheid kan binair mailen resulteren in snellere besluitvorming, efficiëntere samenwerking en uiteindelijk een productievere werkomgeving met een minder volle mailbox.

Dus, de volgende keer dat je een e-mail opstelt, overweeg dan om binair te mailen. Door vooraf na te denken over mogelijke oplossingen en je teamleden gericht te betrekken bij de besluitvorming, kun je een verschil maken in de manier waarop je communiceert en problemen aanpakt.