Wanneer wel efficiëntie?

Efficiëntie helpt je vooral in een voorspelbare omgeving aan voorspelbare resultaten. Efficiëntie werkt goed in een omgeving waar weinig verandert. We weten wat gedaan moet worden, er komen geen verassingen op ons pad en de dagen zijn veelal hetzelfde. Denk aan een productiebedrijf met een voorspelbare planning.

Binnen veel organisaties wordt de voorspelbaarheid van zowel de interne als externe omgeving overschat? Hoe vaak voer je iets uit volgens plan? Hoe vaak wil een klant toch net wat anders dan je had afgesproken? Kortom, er zijn vaak veel tussentijdse aanpassingen! En wanneer je te efficiënt wilt zijn in een veranderende omgeving, word je kwetsbaar. Je hebt niet voldoende vrijheid en tijd om in te spelen op alle veranderingen. We geloven simpelweg te veel in plannen en voorspellen.

Volledig efficiënt willen werken is dan ook een risico. Wanneer je volledig efficiënt werkt heb je namelijk baat bij het behouden van de status quo.Dat is waar je in uitblinkt! Verandering is eng. Innovatie een bedreiging. Oftewel iets perfect efficiënt doen is gevaarlijk omdat het verandering en verbeteringen tegenhoudt.

Efficiëntie is geen effectiviteit!

Een veelgemaakte fout is efficiëntie verwarren met effectiviteit. Als iets inefficiënt is, dan is het niet per definitie ineffectief. Een aantal voorbeelden:

• Veel mensen vinden overleggen inefficiënt en tijdverspilling. Maar nooit overleggen betekent geen synchronisatie en zorgt ervoor dat mensen dingen dubbel doen of elkaar niet helpen bij zaken waar dat wel zou kunnen. Dit zien we vaak in prestatiegerichte culturen waar efficiëntie hoog in het vaandel staat.

• Nooit tijd maken voor spontane dingen betekent verlies van serendipiteit. Nooit even de benen op tafel of een kop koffie met elkaar drinken betekent dat je nooit toevallig tegen een goed idee aan kunt lopen.

• Alles willen vastleggen in processen en standaardisatie betekent vaak dat je onvoldoende in kan spelen op veranderingen in de omgeving. Efficiënt maar niet meer flexibel We zijn bij veel vakgerichte culturen dat de organisatie intern prima op orde is. Maar, zoals Hans Wiegel ooit zei: “Het is een prachtige oplossing, maar voor welk probleem?”

Met name in Corona tijd adviseren wij klanten het informele deel van hun cultuur meer te structureren. De toevallige gesprekken, even bijkletsen en het sociale aspect binnen een cultuur vallen grotendeels weg met thuiswerken. Wanneer je dit niet vervangt, vervaagt het en ligt ontevredenheid onder medewerkers op de loer. Zonde! Dus wees eens iets inefficiënter. Op de korte termijn minder efficiënt ja. Maar op de langere termijn wel effectief!