Slechte communicatie? Of gewoon een gebrek aan initiatief?
Wat is er toch mis met de communicatie?
Binnen vrijwel elke organisatie hoor je dezelfde klacht: “De communicatie is hier slecht.” Maar wat bedoelen “ze” daar eigenlijk mee? Dat ze niet alles weten? Dat ze niet precies begrijpen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt? Of bedoelen ze eigenlijk dat ze verwachten dat alle informatie kant-en-klaar op hun bord wordt gelegd, zonder enige moeite van hun kant? In vrijwel elk medewerkersonderzoek bungelt communicatie steevast onderaan. Maar de vraag is: ligt dat aan de communicatie, of aan de houding ten opzichte ervan?
Wat er écht aan de hand is
De meeste organisaties doen hun best. Nieuwsbrieven, intranet, town halls, Teams-kanalen – er is geen gebrek aan middelen. En toch blijft het klachten regenen. Dat is niet zo vreemd, want de oorzaak zit vaak niet in **wat** er gecommuniceerd wordt, maar in **hoe** er met die communicatie wordt omgegaan.
En nee, dit is niet het moment om met de vinger te wijzen naar medewerkers. Organisaties dragen hier zelf minstens zoveel verantwoordelijkheid. Ze kunnen namelijk ook iets doen aan de cultuur en gedragingen die bepalen hoe communicatie wordt ontvangen en begrepen.
“communicatie is geen Netflix-serie die je kant-en-klaar kunt consumeren.
Het is een samenspel. En dat vraagt iets van iedereen.“
Dynamieken van ‘slechte communicatie’
- De passieve houding: informatie moet worden gebracht
Informatie is er vaak wél, maar medewerkers nemen niet de moeite om het actief op te zoeken. Wat niet meteen in hun mailbox of in een praatje van de leidinggevende voorbij komt, bestaat simpelweg niet. Dit leidt tot een houding van afhankelijkheid waarin medewerkers zich ontvangers wanen van communicatie, in plaats van deelnemers aan een voortdurend proces van informatie-uitwisseling.
- Besluitvorming zonder context: het wat zonder het waarom
Te vaak delen organisaties alleen het eindbesluit: “We gaan het zo doen.” Maar daarmee mist precies wat mensen helpt om het besluit te begrijpen of accepteren: het waarom. Welke alternatieven zijn overwogen? Welke argumenten gaven de doorslag? Wat woog mee in het besluit? Door alleen te zenden zonder context, verlies je draagvlak. Niet alleen vertellen wat je besloten hebt, maar ook hoe je daar kwam — inclusief wat je niét gekozen hebt.
- Gebrek aan eigenaarschap: de organisatie als zondebok
‘De communicatie is slecht’ is een heerlijk makkelijk excuus. Het suggereert dat de oorzaak altijd buiten jezelf ligt. Maar zolang medewerkers hun informatiebehoefte niet zelf serieus nemen, verandert er niets. Organisaties kunnen dit gelukkig doorbreken.
Wat organisaties hieraan kunnen doen
- Stimuleer een cultuur van informatie halen
In plaats van alles te zenden, maken organisaties duidelijk waar informatie te vinden is, hoe deze gebruikt wordt, en wat van medewerkers wordt verwacht. Q&A-sessies, open formats en toegankelijke documentatie zijn helpend — maar nog belangrijker is de norm: jij wordt geacht het zelf op te halen. Maak het onderwerp van gesprek in teamoverleggen: “Wat heb jij gedaan om dit te begrijpen?” En beloon gedrag waarin medewerkers actief zoeken, samenvatten en delen.
- Geef transparantie over het besluitvormingsproces
Als je wilt dat medewerkers een besluit begrijpen — en dus steunen — geef dan inzicht in de afwegingen. Communiceer niet alleen het eindresultaat, maar ook de context: welke scenario’s zijn besproken? Waarom is optie A afgevallen en B gekozen? En wat betekent dit voor de organisatie én voor teams? Beter nog: betrek medewerkers vooraf in het proces en gebruik hun feedback om keuzes te verrijken. Geen hei-sessies waar na afloop een besluit uit de lucht komt vallen, maar besluitvorming als dialoog, met ruimte voor reflectie en terugkoppeling. Denk bijvoorbeeld aan ontwerpsessies vooraf en klankbordsessies na een middag op de hei…
- Laat medewerkers zelf verantwoordelijkheid nemen voor informatie
Wil je dat medewerkers actiever omgaan met communicatie? Laat ze dan oefenen met die rol. Geef ze de opdracht om zelf informatie op te halen over een verandering, en die te vertalen naar hun team. Wie heeft dit besloten? Wat speelde mee? Wat betekent het voor ons? Laat ze gerust een gesprek plannen met diegene die een besluit of nieuwe koers heeft bedacht.
Daarmee versterk je drie gedragingen die essentieel zijn: zelf initiatief nemen, actief verwerken én helder doorvertellen. Leiders kunnen dit gedrag versterken door het zelf voor te leven: laat als manager zien dat je ook vragen stelt, actief ophaalt en open deelt waar je eerst zelf iets niet wist. Zo wordt ‘zelf halen’ de norm, niet ‘klaarleggen en hopen dat het landt’.
Conclusie: communicatie is geen service, maar een samenspel
Slechte communicatie is zelden het echte probleem. Het is meestal een symptoom van iets anders: passiviteit, gebrek aan context en te weinig eigenaarschap. Organisaties moeten stoppen met harder zenden en beginnen met slimmer delen. Stimuleer nieuwsgierigheid, laat medewerkers zelf verantwoordelijkheid nemen voor wat ze willen weten, en geef ze context om mee te denken. Want communicatie is geen Netflix-serie die je kant-en-klaar kunt consumeren. Het is een samenspel. En dat vraagt iets van iedereen.
meer BLOGs
Macht verschuift. Scherpte verdwijnt
Over sociale veiligheid, volwassen conflict en het einde van vanzelfsprekend gezag Vroeger was de baas de baas. Niet altijd rechtvaardig, niet altijd briljant, maar wel...
De Curlingmanager en de prijs van leiderschap
De Curlingmanager: de prijs van teveel beschermen Elke goede leider is betrokken. Zorgzaam. En voelt verantwoordelijkheid. Toch?Je wilt dat je team zich veilig voelt. Dat mensen...
hebt een vraag, of je
wilt gewoon iets kwijt?
Schrijf het van je af.
e-mail: info@aaim.nl